会社が事務所を移転する際には、顧客や取引先に向けた適切な案内が欠かせません。

しかし、オフィスの引っ越しは頻繁に行うものではないため、「誰に」「どのように」知らせるべきか悩むこともありますよね・・・。

本記事では、事務所移転の通知が必要な相手や、挨拶状・メール・ホームページなどの媒体別の例文、お知らせに関する基本ポイントを詳しくご紹介します。オフィス移転を控えている担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

さらに、オフィス移転に役立つチェックリストやスケジュール表も無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

オフィス移転の案内をは誰に出すもの？

事務所を移転する際のお知らせは、ビジネスマナーとして、顧客や取引先、協力会社など、業務に関わるすべての関係者に送るのが基本です。

通知を忘れると失礼にあたるだけでなく、注文書や納品書、請求書といった重要な郵便物が正しく届かず、思わぬトラブルにつながる可能性もあります。

そのような事態を防ぐためにも、移転が決まった段階で、まずはお知らせを送る相手を整理し、抜けや漏れがないように準備を進めることが重要です。

オフィス移転の案内方法はどうする？

オフィス移転の案内方法には、挨拶状（ハガキ）やメール、ホームページ、FAXに加え、近年ではSNSを活用するケースも増えています。

基本的に、どの手段を選ぶ場合でも、以下の内容を含めることが重要です。

• 時候の挨拶
• 日頃の感謝
• 移転に関する詳細情報（新しい住所や電話番号、新オフィスでの業務開始日、アクセス方法など）
• 今後の変わらぬお付き合いをお願いする一言

ただし、使用する媒体によって細かい表現や形式に違いがあるため、適切な伝え方を選ぶことが大切です。

ここからは、それぞれの方法の送り先、例文、注意点について詳しく解説していきます。

ハガキでの案内

最も丁寧な形式での移転案内となります。特に、新規の取引先やお客様には、正式な書面でしっかりとお知らせすることが望ましいです。

差出人は代表取締役社長とし、移転の1ヶ月前から遅くとも2週間前までには相手に届くよう、余裕を持って送付しましょう。

はがきの挨拶文には、「冒頭の挨拶」「時候の挨拶」「結びの挨拶」が必要です。

【文例】

メールでの案内

メールの場合、はがきとは異なり時候の挨拶を省略するため、堅苦しさがなく、カジュアルな印象になります。ただし、取引先によっては簡潔すぎると感じられることもあるため、文面はできるだけ丁寧に整えましょう。

また、一斉送信の定型文ではなく、会社名や担当者名を加えて個別に送ることで、より誠実な印象を与えることができます。

さらに、「日頃の感謝の気持ちを伝える一言」 や 「お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください」 などのフレーズを添えると、より温かみのある案内になります。

【文例】

ホームページでのお知らせ

ホームページでの移転案内は、挨拶状やメールとは異なり、不特定多数に向けて発信するものです。現在直接のつながりがない方でも、将来的な顧客や取引先、採用候補者など、自社に関心を持つ可能性のある相手に向けて情報を提供しましょう。

会社をよく知らない方も目にするため、時候の挨拶は省略し、新事務所の地図を掲載する・リンクを添える など、視認性と分かりやすさを重視した掲載が一般的です。情報を十分に周知できるよう、掲載時期は移転の2ヶ月前から1ヶ月前を目安 にするとよいでしょう。

また、ニュースリリースページに掲載するだけでは、見てもらえない可能性 があります。そのため、ホームページのトップページにお知らせを掲載するのが理想的 です。ただし、本社ではなく営業所などの移転であれば、ニュースページへの掲載でも問題ありません。

【例文】

事務所移転を送る際の注意点

事務所移転の案内は、多くの関係先に送付する重要な通知です。失礼のないよう、以下の3つのポイントを必ず確認しましょう。

1. 記載情報の正確性を徹底チェックする

案内に誤った情報が含まれていると、取引先や関係者に迷惑をかけるだけでなく、誤った情報がシステムに登録されることで、後々のトラブルにつながる可能性もあります。訂正後の再送付が必要になる事態を避けるためにも、必ず複数名で入念に確認しましょう。特に以下の項目は慎重にチェックしてください。

• 送付先の会社名・代表者名（誤字脱字や敬称の誤りがないか）
• 移転先の住所（番地・建物名を正確に記載）
• 電話番号（変更がない場合は「変更なし」と明記）
• 新オフィスでの営業開始日・移転に伴う休業期間
• 移転先の地図情報（Googleマップの位置ズレに注意）
• 文面全体の誤字脱字

事務所移転の案内は、正確で分かりやすい情報を伝えることが大切です。しっかりと確認し、スムーズな移転を進めましょう。

2. 一斉メールは失礼に当たります

移転のお知らせをメールで送る際には、BCCでの一斉送信はできる限り避けるようにしましょう。万が一、誤ってCCで送信してしまうと、関係先のメールアドレスが漏洩するリスクがあり、信用問題につながる可能性もあります。

ただし、1件ずつ個別に送信すると、送付漏れや誤送信といった人的ミスの原因にもなり得ます。そのため、メール配信システムを活用するなど、できるだけミスが発生しにくい方法を選ぶことが大切です。

また、送信後はエラーメッセージが返ってきたメールがないかを必ず確認しましょう。単に流れ作業として送信するのではなく、各関係先に確実に届いているかを意識し、重要な情報が適切に伝わっているかを確認することが重要です。

オフィス移転のご案内に関するまとめ

事務所の移転は、取引先や顧客との関係を円滑に維持するためにも、適切な方法で案内を行うことが重要です。

• お知らせを送る相手を整理し、漏れのないように準備する
• 挨拶状（ハガキ）、メール、ホームページなど、適切な手段を選ぶ
• 記載内容に誤りがないか十分に確認する
• メールで送る場合はBCCの一斉送信を避け、確実に届いているか確認する

移転の案内は、単なる通知ではなく、今後の取引関係をより良くする機会にもなります。誠意をもって丁寧に伝え、関係者との円滑なコミュニケーションを大切にしましょう。

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スムーズな移転を実現するためには、しっかりとした準備と計画が欠かせません。移転を成功させるためのポイントを押さえ、理想のオフィス環境を整えましょう。

オフィス移転を成功させるための準備

オフィス移転を成功させるためには、計画的な準備が不可欠です。まず、移転の目的と理想の働き方を明確にし、現行のオフィス環境や社員のニーズを把握することが重要です。次に、予算の設定を行い、コストを抑えつつも快適なオフィス空間を実現するための条件を揃えます。さらに、移転先の選定は慎重に行い、交通アクセスや周辺環境も考慮した適切なロケーションを選びます。社員一人ひとりの意見を取り入れることで、満足度の高い新しいオフィス環境の実現につなげることができます。

理想のオフィス環境を考えるポイント

理想のオフィス環境を考える際には、まず働き方の多様性を考慮することが欠かせません。近年では、リモートワークやフレックスタイム制度が普及しているため、柔軟に対応できる空間が求められています。また、社員が快適に働くためには、採光や空調、音環境に配慮した設計が必要です。コミュニケーションを促進する共有スペースやリフレッシュエリアの導入も効果的です。さらに、適切な設備や家具を選定することで、作業効率を向上させることが可能になります。これらの要素をバランスよく考えることで、理想の維持環境が実現されるでしょう。

オフィス移転のスケジュール管理

オフィス移転を成功させるためには、綿密なスケジュール管理が欠かせません。移転準備は通常、計画の策定からビルの選定、移転後の家具配置まで、多岐にわたります。このため、業務ごとのタイムフレームを定め、移転に必要な各ステップを逆算して計画することが重要です。業者との契約、内装工事、引越し日などの主要なマイルストーンを設定し、各段階での進捗を定期的に確認することで、トラブルを未然に防ぐことができます。また、関係者とのコミュニケーションをしっかりと行い、情報の共有を図ることも、スムーズな移転に寄与します。

業者選定のタイミングとポイント

業者選定はオフィス移転の重要なステップであり、適切なタイミングで行うことが成功の鍵となります。移転計画の初期段階から業者選定を行うことで、最適なパートナーを見つけ、スムーズな移転プロジェクトの推進が可能です。業者選定の際は、実績や専門性、対応の柔軟性を重視することが大切です。特に、自社のニーズに合わせたカスタマイズができる業者を選ぶと良いでしょう。また、複数の業者から見積もりを取り、サービス内容やコストの比較を行い、透明性のある契約が結べるかどうかも確認しましょう。信頼できる業者の選定が、移転後の快適なオフィス環境を維持する基礎となります。