オフィス移転で押さえるべき総務タスクとは？円滑な進行と新オフィスづくりのポイント

オフィス移転は、企業にとって重要なプロジェクトのひとつ。スムーズに進めるためには、総務部門が中心となって各種タスクを計画的に整理・管理することがカギを握ります。

本記事では、オフィス移転を控えた企業が取り組むべき「総務タスク一覧」と、スケジュール作成・業者選定・原状回復・新オフィス環境づくりなど、移転全体のプロセスに役立つ実務ポイントを詳しく解説します。

社員が安心して移転に臨めるようにするためには、内装やインフラ工事の調整、通信環境の再整備、セキュリティ対策まで幅広い領域に目を配る必要があります。また、旧オフィスの原状回復義務や契約解約手続きも忘れてはなりません。

移転成功のためには、総務が全体スケジュールを可視化し、段階的にタスクを進める「工程管理の徹底」が重要です。計画段階から外部パートナーと連携し、移転費用の最適化と社内混乱の最小化を図ることで、快適で機能的な新オフィスづくりを実現できるでしょう。

オフィス移転における総務担当者の役割と求められるスキルとは？

オフィス移転を成功に導くには、総務担当者の的確な判断とプロジェクト管理能力が欠かせません。総務はスケジュールの作成、関係部署との調整、契約関連の手続きなど、移転全体の中核を担うポジションです。

経営陣、法務部門、営業部門など多様な部署との連携のもと、物件契約や解約、原状回復、内装工事といった実務的な手配を行い、業者への依頼や調整も担当します。また、タスクが同時多発的に進行するため、進捗を「見える化」し、スムーズに進行させる管理体制が求められます。

例えば、原状回復の対応範囲や解約時期の確認には、賃貸契約書の読み込みが必須。さらに、他部署の担当者に分かりやすく情報を伝える資料づくりや、タスクの抜け漏れを防ぐチェックリストの作成も重要です。最終的に従業員が安心して新オフィスで業務を開始できるよう、環境整備に関する責任も総務の役割です。

総務が押さえておきたい、オフィス移転プロジェクト成功のカギ

オフィス移転プロジェクトでは、タスクが膨大になりがちです。そのため、総務はタスクの全体像を把握し、優先順位を整理して段階的に遂行することが不可欠です。

移転を成功させるためには、まず担当者を明確に配置し、必要なタスクをリスト化。そのうえで、スケジュール表へ落とし込んでおくことで、内装工事の手配や郵便転送、ネットワーク機器の移設といった細かな手続きをもれなく進められます。

また、社内外との連絡が途切れないように体制を整え、関係部署と適切に連携することもポイント。トラブルの事前予防につながり、プロジェクト全体の進行がスムーズになります。

事前に準備！総務が作成すべき「オフィス移転タスクリスト」

移転準備の第一歩として、やるべきことを明確にした「タスクリスト」の作成が必須です。たとえば、以下のようなカテゴリで整理するのが効果的です：

• 現オフィスの契約解約手続き・原状回復の調整
• 新オフィスのレイアウト設計と家具・什器の手配
• ネットワーク・電話・電気・空調などのインフラ整備
• 社内周知、業務マニュアルや座席表の更新
• 郵便物の転送、各種住所変更（登記・名刺・銀行・取引先）

こうしたタスクを一覧化し、担当者とスケジュールを明示しておけば、業務の抜け漏れを防ぎ、移転当日までの道のりを安心して進めることができます。

オフィス移転前に総務が行うべき「現状の把握」と「計画作成」の重要ポイント

スムーズなオフィス移転を実現するためには、現状の正確な把握と、それに基づいた具体的な計画作成が不可欠です。まずは移転の目的（業務拡張、コスト削減、立地改善など）を明確にし、現オフィスの契約内容を再確認しましょう。

契約書を読み込むことで、解約予告の期限や原状回復の条件などが明らかになり、必要なタイミングでの手続きや費用の想定が可能になります。タスクは一覧化し、各項目に担当者を割り当てて管理。必要に応じて他部署の協力を仰ぐことで、総務の業務負担も分散できます。

さらに、社内全体への早期周知と進捗確認の場を定期的に設けることで、全社的な連携が深まり、移転作業の遅れや混乱を防止しやすくなります。こうした事前準備の徹底が、円滑なオフィス移転の土台を築く鍵です。

移転スケジュール作成のポイントと注意すべきタスク事例

移転スケジュールを作成する際は、タスクを「移転前」「移転当日」「移転後」の3フェーズに分け、それぞれの工程を細分化するのが効果的です。

たとえば以下のようなタスクが挙げられます：

• 契約関連（旧オフィスの解約、新オフィスの契約）
• 通信インフラ・ネットワークの手配・回線移設
• 内装工事・什器の搬入日程調整
• 社内周知・レイアウト共有
• 引越し業者の選定・当日の搬出入計画

特に注意が必要なのは、複数のタスクが同時期に集中する「移転直前の1〜2週間」。この時期の混乱を防ぐために、あらかじめスプレッドシートや進捗管理ツールで工程を可視化し、社内で共有しておくことが有効です。

また、移転を単なる作業ではなく、従業員エンゲージメントやブランディング戦略の一環として活用する企業も増加中。移転を前向きな変化として社内外に伝える工夫もしていきましょう。

総務が押さえておくべき、原状回復の契約条件と対応フロー

旧オフィスの原状回復義務は、ほぼすべてのオフィス賃貸契約で発生します。内装や設備をカスタマイズしている場合は、どの範囲まで戻す必要があるか、契約書や管理会社との打ち合わせで早めに確認しましょう。

対応フローとしては、以下のような手順が基本です：

1. 契約書をもとに回復範囲を確認
2. 工事業者の見積もり取得と発注
3. 施工スケジュールの確定（引き渡し日より余裕を持って設定）
4. 完了後の現地立ち会い・写真記録の保存

引き渡し日直前の工事は避け、余裕を持ったスケジュールで調整することで、予期せぬ延長工事や追加費用のリスクを軽減できます。

また、写真や書類で工事後の状態を記録しておくと、退去時のトラブル回避にも役立ちます。総務担当者はこうした作業を一つずつチェックしながら進行させることが重要です。

新オフィス選定とレイアウト設計で総務担当者が担うべき業務とは？

快適で機能的なオフィス環境を構築するためには、物件の選定からレイアウト設計までの流れを総務が主体的にマネジメントすることが求められます。物件探しの段階では、現在の従業員数だけでなく、将来的な増員や働き方の多様化（例：フリーアドレス、ABWなど）を見越した広さと構造を検討するのがポイントです。

また、電気容量・通信インフラ・空調設備・セキュリティ面などのインフラ要件もチェックリスト化しておき、内見時や業者との打ち合わせで明確に伝えられるよう準備しておくと安心です。

内装レイアウトの検討では、各部署の配置や動線計画を踏まえ、「生産性」「快適性」「コミュニケーションのしやすさ」などを重視したゾーニングを行うのが理想的。早期に条件整理と設計フローを明確にすることで、移転スケジュールと既存業務を両立させやすくなります。

物件や業者選定時にチェックしておきたい実務上の重要ポイント

オフィス物件選定では、まず立地・面積・アクセス性・建物の管理体制といった基本要件を整理しましょう。その上で、賃貸契約書の内容（解約予告期間、原状回復義務、敷金返還の条件など）をしっかり確認することが、移転後のトラブル回避に直結します。

また、内装工事や設備工事を依頼する業者の選定では、オフィス移転の実績があるかどうかを重視しましょう。業者によっては引っ越しやOA機器の手配、レイアウト設計も一括で対応できるところもあるため、トータルサポートが可能かどうかも重要な判断基準です。

見積もりは必ず複数社から取り、費用・納期・実績を比較。さらに、連携する業者（電気・LAN・電話工事など）との調整力があるかも確認しておくと、プロジェクトが円滑に進みやすくなります。

働きやすく生産性が上がる！内装デザイン設計のコツ

内装設計では、まず目的に応じたゾーニング（集中エリア、会議スペース、休憩スペースなど）を明確にし、それぞれの機能が干渉しないレイアウトを設計します。部署ごとの業務内容や人数に応じたスペース配分、出入口やトイレなどの動線も考慮し、混雑やストレスを防ぐ空間構成を目指しましょう。

デザイン業者に依頼する場合は、ブランディングや企業カルチャーに合ったコンセプト提案を受けることで、より愛着のある空間が作れます。

オフィス家具やOA機器は、現オフィスからの再利用可否を事前に確認し、不足分はリース・中古・新品の選択肢を検討。内装とインテリアのトーンを統一すると、社員満足度が高く、長期的に利用しやすい空間になります。

結果として、従業員の定着率やモチベーション向上に寄与する「環境投資」としての内装設計を実現できるのです。

オフィス移転当日のタスクを総務が効率的に管理するための実践的な方法

移転当日は、荷物の搬出入、設備の設置、各種確認作業など、多くのタスクが同時並行で進行します。総務が主導して全体を統括するには、事前に用意した「チェックリスト」や「進捗管理表」を最大限に活用することが効果的です。

チェックリストは現場での漏れ確認に最適で、タスク管理表では「担当者名」「実施時間」「ステータス」を可視化し、関係部署や外部業者とリアルタイムで共有することで、伝達ミスや進行遅延のリスクを減らせます。

例えば、電源の開通タイミングや郵便物転送の開始日などはフェーズごとに時間を区切って割り当てておくと、混乱なく業務を開始できます。ExcelやGoogleスプレッドシートを活用した共有管理もおすすめです。

引っ越し業者との調整と当日の連携で注意すべきポイント

引っ越し業者の選定は、オフィス移転の実績が豊富で法人対応に慣れた企業を優先し、複数社から見積もりを取得して比較することが基本です。業者によっては養生（搬出入時の床・壁保護）や什器組立まで対応できる場合があるため、対応範囲とコストを事前に明確化しましょう。

当日は、「搬出対象一覧」「新オフィス内の配置図」「連絡先リスト」などを業者と共有し、1〜2名の総務スタッフが現場責任者として常駐すると、臨機応変な判断がしやすくなります。特に大型什器や精密機器の搬入には時間がかかるため、スケジュールに30分～1時間程度の予備時間を確保しておくと安心です。

電気・通信・ネットワーク移設時の注意点とトラブル防止策

電気・電話・ネット回線などのインフラは、「事前工事」と「立会い設定日」のスケジューリングが成否を分けます。通信回線は、移転の1～2か月前から申請できるため、NTT・KDDI・NURO・auなどの法人対応プランの提供会社に早めに相談を。

住所変更に伴う電話番号変更や、ビルの構造による配線の制限などは、想定外の障害になりやすい点。新オフィスでの通信速度やセキュリティの改善を同時に検討すると、移転後の業務効率が上がります。

加えて、郵便局への転送届（「転居届」ではなく「転送届」）や、消防署への防火管理者変更届、管轄警察署への防犯登録、電気・水道・ガスの名義変更など、法的手続きのチェックリスト化も重要です。

これらの準備を計画的に実施することで、移転後に業務が中断するリスクを大幅に低減できます。

オフィス移転後に総務担当者が実施すべき重要なフォローアップ業務

オフィス移転が完了しても、総務の業務はまだ終わりではありません。まずは旧オフィスの解約書類や原状回復工事の完了報告書類の整理、鍵の返却、敷金の返金確認など、退去に関する最終処理を忘れずに実施しましょう。

新オフィスでは、通信インフラ・什器・セキュリティ設備などの機能に問題がないか、実際の稼働を通して不具合の有無を確認する必要があります。特にWi-Fiの接続状況やコピー機・電話などのOA機器は、利用後に初めて課題が見つかることも少なくありません。

こうした初期トラブルの早期発見・対応を徹底すれば、業務の立ち上がりもスムーズになります。業者へのアフターサポート依頼や改善リストの作成を通じて、全体最適化を進めるのが理想です。

社員の新オフィス定着を促す！総務が行うべきサポートとは

新オフィスでは、社員がストレスなく業務に取り組める環境づくりが大切です。内装コンセプトや座席配置の意図などを説明したガイドを社内ポータルで共有したり、社内見学ツアーやオリエンテーションを実施するのも効果的です。

例えば、フリーアドレス席のルールやロッカーの使用方法、会議室予約の新システムなどは、口頭だけでなくビジュアル付きマニュアルにまとめると、混乱を防ぎやすくなります。

さらに、従業員アンケートやヒアリングを通じて改善点を把握し、小さな修正でも素早く反映することで「言いやすい雰囲気」「柔軟な対応力」が伝わり、職場環境への信頼感が高まります。

外部のサポート企業と連携したメンテナンス体制や、オフィスツールの定期的な見直しも視野に入れて、「移転して終わり」ではなく「育てていくオフィス」という視点を持つと、会社全体の満足度と生産性向上につながります。